PEDOMAN ADMINISTRASI
IKATAN PELAJAR MUHAMMADIYAH
BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Pengertian
Dalam
keputusan ini yang di maksud dengan:
1.
Kesekretariatan adalah kegiatan/aktivitas organisasi yang
berkaitan dengan ketatausahaan dan
surat-menyurat organisasi.
2.
Surat khusus adalah surat yang memiliki bentuk tersendiri
dengan tidak ada pencantuman nomor, lampiran dan hal di bagian kiri surat,
malainkan pecantuman jenis surat di bagian tengah dan digunakan untuk
kepentingan tertentu, meliputi surat keputusan, surat instruksi, surat mandat,
dan surat keterangan.
3.
Administrasi perbekalan adalah kegiatan atau aktifitas
organisasi yang menyangkut bidang
pengadaan barang-barang organisasi/kantor, pemeliharaan, dan pengelolaan
termasuk kearsipan.
Pasal
2
Tujuan
Untuk memberikan petunjuk demi
kesamaan dan keseragaman pengelolaan administrasi IPM dalam rangka menuju
tertib organisasi.
BAB II
ADMINISTRASI PERSURATAN
Pasal 3
Surat
Surat terdiri atas surat umum dan surat
khusus
Pasal 4
Keabsahan
Surat
Surat Umum dianggap sah jika,
a.
Kop/kepala surat asli, tandatangan asli, dan setempel asli
b.
Kop/kepala surat fotocopy, tandatangan asli, dan setempel
asli
c.
Kop/kepala surat asli, tandatangan fotocopy, dan setempel
asli
d.
Kop/kepala surat foto copy, tandatangan fotocopy, dan setempel
asli
Surat Khusus dianggap sah jika,
a.
Kop/kepala surat asli, tandatangan asli, dan setempel asli
b.
Kop/kepala surat asli, tandatangan fotocopy, dan setempel
asli
Point c dan d pada ayat 1 dan point b ayat 2 hanya bisa
dilakukan ketika mendapat persetujuan Ketua Umum setempat
Pasal 5
Surat Umum
Bagan surat umum terdiri dari :
1.
Kop/kepala surat berisi logo, tingkat dan nama Organisasi
dengan perincian sebagai berikut :
a.
Logo berada rata tengah dengan posisi paling atas.
b.
Warna logo sebagaimana terdapat dalam anggaran dasar dan
anggaran rumah tangga.
c.
Tulisan tingkat dan nama organisasi rata tengah, menggunakan
bahasa Indonesia dengan jenis huruf arial ukuran font 12 dipertebal berada di
bawah logo.
d.
Warna tulisan tingkat dan nama organisasi adalah hijau.
2.
Alamat sekretariat
ditulis lengkap dengan nama jalan, nomor telepon, electronic mail
(e-mail) kota kedudukan dan kode pos
dengan perincian sebagai berikut :
a.
di tulis dengan warna hijau.
b.
berada di paling bawah kertas surat.
c.
di tulis rata tengah.
3.
Kalimat Basmalah ditulis rata tengah. Kalimat Basmalah
ditulis dengan huruf Arab berada di bawah kop/kepala surat, dengan font
sebagaimana dijelaskan dalam lampiran contoh surat.
4.
Nomor surat :
a.
Setiap nomor surat berlaku untuk satu perihal (satu pokok
surat) dan satu tujuan.
b.
Nomor yang sama hanya berlaku untuk tujuan yang bersifat
kolektif, misalnya:
Yth. PW IPM se- Indonesia
Yth. PD IPM se- Kalimantan Tengah
5.
Lampiran Surat :
a.
Lampiran merupakan dokumen tambahan yang ditambahkan
(dilampirkan) ke dokumen utama. Lampiran dapat ditemukan dalam surat maupun dalam proposal.
b.
Lampiran tidak disertai kop surat.
c.
Lampiran tidak dicantumkan apabila dalam surat tersebut tidak
ada lampiran atau tidak menyertakan lampiran.
6.
Perihal berisi maksud surat, ditulis pendek menyebutkan isi
surat.
7.
Tanggal pembuatan surat terbagi atas dua macam; Hijriah
ditempatkan pada bagian atas dan Miladiyah ditempatkan pada bagian bawah. Kota
tempat pembuatan surat dicantumkan apabila mempunyai kantor lebih dari satu.
8.
Tujuan
a.
Ditulis mulai dari pinggir kiri, disesuaikan dengan
panjangnya rangkaian kata tujuan surat.
b.
Sapaan dalam tujuan adalah “Yth.”
c.
Penulisan tempat harus dituliskan kota atau provinsi tujuan
surat misalnya “di Yogyakarta”.
9.
Salam Pembuka
Assalamu’alaikum
Wr. Wb. ditulis dengan huruf latin
dimulai dari bagian kiri.
10.
Isi surat singkat, padat, menunjukkan perihal surat ditulis
dengan mengacu pada bentuk lurus (rata kanan kiri) dan ditulis dengan jenis huruf
Arial Narrow 12, spasi satu.
11.
Semboyan IPM “Nuun
Walqolami Wamaa Yasthuruun” digunakan pada tiap surat IPM dan ditulis
dengan huruf latin.
12.
Salam penutup
Wassalamu’alaikum
Wr. Wb. ditulis dengan huruf latin
dimulai dari bagian kiri.
13.
Penandatangan surat :
a.
Penandatangan surat umum terdiri atas; Ketua Umum dan Sekretaris
Jenderal/Sekretaris Umum.
b.
Jika salah satu dari keduanya berhalangan, maka penandatangan
di lakukan oleh Ketua Umum dan Sekretaris atau Ketua dan Sekretaris Jenderal/Sekretaris
Umum.
c.
Jika Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal/Sekretaris Umum sama-sama
berhalangan, maka penandatangan dilakukan oleh Ketua dan Sekretaris.
d.
Khusus untuk urusan keuangan kecuali permohonan dana,
penandatangan dilakukan oleh Ketua Umum dan Bendahara Umum, jika berhalangan
maka pemberlakukannya berdasarkan jabatan hierarki seperti poin b dan c ayat
ini.
e.
Penulisan “Ketua Umum/Ketua”, ”Sekretaris Umum/Sekretaris”,
“Bendahara” diikuti tanda baca koma.
f.
Nama Ketua Umum/Ketua dan Sekretaris Jenderal/Sekretaris
Umum/Sekretraris atau Bendahara Umum/Bendahara, ditulis di bagian bawah.
g.
Penulisan nama sebagaimana poin f tersebut diikuti dengan NBA
(Nomor Baku Anggota) ditulis tebal tanpa garis bawah.
h.
Penulisan nama sebagaimana poin f tersebut dilarang
menggunakan gelar akademik, agama, profesi dan kebangsawanan.
14.
Bila surat memerlukan tembusan, penulisan ditempatkan pada
bagian bawah kiri.
15.
Bila surat memerlukan catatan untuk tambahan dan atau nomor
personal untuk konfirmasi surat, penulisan ditempatkan pada bagian paling
bawah, jenis huruf dibedakan dengan isi surat.
16.
Kertas untuk surat resmi
berwarna putih (HVS) ukuran A4 80 gram.
17.
Bila panjang surat lebih dari satu lembar maka lembar kedua dan
seterusnya merupakan lanjutan surat tanpa disertai kop.
18.
Contoh bagan surat umum terdapat dalam lampiran yang
merupakan bagian tak terpisahkan dari pedoman ini.
Pasal 6
Kode Surat
Umum
Kode surat umum terdiri atas:
a.
kode klasifikasi jenis kepentingan surat,
b.
kode klasifikasi tujuan surat,
c.
kode indeks wilayah yang mengeluarkan surat,
d.
tingkat pimpinan yang mengeluarkan surat,
e.
nomor urut surat dalam satuan tahunan,
f.
tahun surat di keluarkan.
Penjelasan sebagaimana point satu adalah:
a.
kode klasifikasi jenis kepentingan surat berisi huruf dari A
sampai C.
b.
kode klasifikasi tujuan berisi angka 1 dan 2.
c.
kode indeks wilayah yang mengeluarkan surat berisi angka
romawi.
d.
tingkat pimpinan berisi singkatan pimpinan IPM.
e.
nomor urut berisi angka yang berurutan dari satu surat ke
surat yang lain.
f.
tahun surat berisi angka tahun yang menunjukkan tahun
miladiyah surat di buat.
Contoh kode surat umum terdapat dalam lampiran yang merupakan
bagian tak terpisahkan dari pedoman ini.
Pasal 7
Kode
Klasifikasi Jenis Kepentingan Surat
Kode klasifikasi jenis
kepentingan surat adalah sebagai berikut:
1.
A : urusan Organisasi.
2.
urusan organisasi yang dimaksud angka 1 pasal ini meliputi :
permusyawaratan, acara/kegiatan, laporan aktivitas, perlengkapan, serta hal
lain yang berkaitan dengan urusan keorganisasian.
3.
B : Urusan Personalia, pimpinan dan penghargaan.
4.
urusan personalia, pimpinan, dan penghargaan yang di maksud
angka 3 pasal ini meliputi : pendaftaran, skorsing, keterangan individu, mutasi,
pemberhentian, pengesahan anggota, pengesahan pimpinan, pemberian mandat,
penghargaan, piagam penghargaan, serta hal lain yang berkaitan dengan urusan
personalia atau pimpinan.
5.
C : urusan keuangan.
6.
urusan keuangan yang di maksud angka 5 pasal ini meliputi:
sumbangan, iuran, infaq anggota/pimpinan, uang pangkal, permohonan dana,
utang/tagihan piutang, rekening bank/giro pos, tabungan/simpanan, kerjasama
dalam bidang keuangan dengan pihak luar, laporan keuangan, dan hal lain yang
berkaitan dengan keuangan.
Pasal 8
Kode
Klasifikasi Tujuan Surat
Kode klasifikasi tujuan surat
adalah sebagai berikut:
1.
1: Ditujukan kepada institusi atau individu yang dilihat dari
jabatannya adalah dari pihak Intern IPM
dan Persyarikatan.
2.
2: Ditujukan kepada
individu atau institusi di luar IPM dan Persyarikatan.
Pasal 9
Kode Indeks
Wilayah
Keterangan kode indeks wilayah adalah sebagai berikut:
I :
Nangroe Aceh Darussalam.
II : Sumatera Utara.
III : Sumatera Barat.
IV : Jambi.
V : Riau.
VI : Bengkulu.
VII : Sumatera selatan.
VIII : Lampung.
IX : DKI Jakarta.
X : Jawa Barat.
XI : Jawa Tengah.
XII : Daerah Istimewa Yogyakarta.
XIII : Jawa Timur.
XIV : Bali.
XV : Nusa Tenggara Barat.
XVI :
Nusa Tenggara Timur.
XVII :
Kalimantan Barat.
XVIII :
Kalimantan Tengah.
XIX : Kalimantan Selatan.
XX : Kalimantan Timur.
XXI :
Sulawesi Utara.
XXII :
Sulawesi Tengah.
XXIII :
Sulawesi Selatan.
XXIV : Maluku.
XXV : Sulawesi Tenggara.
XXVI : Papua.
XXVII : Maluku Utara.
XXVIII : Banten.
XXIX : Bangka Belitung.
XXX : Gorontalo.
XXXI : Kepulauan Riau.
XXXII : Sulawesi Barat.
XXXIII : Papua Barat
Pasal 10
Surat Khusus
Surat
Khusus terdiri dari:
1.
Surat Keputusan
2.
Surat Keterangan/Syahadah/Penghargaan
3.
Surat Mandat
4.
Surat Instruksi
Pasal 11
Bagan Surat
Khusus
Bagan
surat khusus terdiri dari :
Kop/kepala surat sama formatnya sebagaimana pasal 5 angka 1
di atas.
Alamat surat sama formatnya sebagaimana pasal 5 angka 2 di
atas.
Judul Surat (Surat Keputusan, Instruksi, Surat Mandat dan
Surat Keterangan/Syahadah/Penghargaan) ditulis di tengah dengan huruf kapital ditebalkan
dan bergaris bawah.
Kode surat dan nomor dicantumkan dibawah judul surat.
Untuk Surat Keputusan dan Instruksi, dicantumkan inti atau
tema surat tersebut dengan mencantumkan kata “tentang”. Sekaligus menjelaskan maksud surat.
Isi surat, ditulis dengan mengacu pada bentuk lurus (rata
kanan kiri) dan ditulis dengan jenis huruf Arial Narrow 12, spasi satu.
Tidak mencantumkan jumlah satuan lampiran dalam surat.
Tidak mencantumkan salam pembuka dan penutup.
Tanggal surat diletakkan di bagian akhir isi surat, sebelah
kanan, diatas tanda tangan pejabat
berwenang di bagian kanan. Dengan mencantumkan tempat dan waktu ditetapkannya
surat tersebut.
19.
Penandatangan surat :
a.
Surat Keputusan dan Keterangan penandatangan surat wajib terdiri
dari Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal/Sekretaris Umum.
b.
Surat Mandat dan Instruksi penandatangan sesuai hierarki
pasal 5 angka 13 huruf b dan c.
c.
Khusus Surat Keterangan yang bersifat syahadah pelatihan maka
penandatangannya terdiri dari Ketua Umum/Ketua yang membidangi disebelah kiri
dan Master of Training di sebelah kanannya.
20.
Bila panjang surat lebih dari satu lembar maka lembar kedua
merupakan lanjutan surat tanpa disertai kop.
Contoh bagan surat khusus terdapat dalam lampiran pedoman
ini.
Pasal 12
Kode Surat
Khusus
1.
Kode surat khusus terdiri dari:
a.
nomor urut surat masing-masing jenis surat khusus,
b.
kode jenis surat khusus,
c.
kode klasifikasi jenis kepentingan surat
d.
kode wilayah,
e.
tingkat pimpinan,
f.
nomor urut surat keluar dalam setahun (gabungan surat umum
dan khusus),
g.
tahun dikeluarkan surat.
2.
Contoh kode surat khusus terdapat dalam lampiran yang
merupakan bagian tak terpisahkan dari pedoman ini.
Pasal 13
Kode Jenis
Surat
Kode jenis surat segaimana pasal
di atas adalah sebagai berikut.
1.
Surat Keputusan : KEP.
2.
Surat Instruksi : INS.
3.
Surat Mandat : MAN.
4.
Surat Keterangan/Syahadah/Penghargaan : KET.
Pasal 14
Surat
Kepanitiaan
1.
Surat Kepanitiaan merupakan surat yang dikeluarkan oleh
panitia yang telah disyahkan oleh pimpinan melalui Surat Keputusan.
2.
Panitia dapat mengeluarkan surat untuk kepentingan kegiatan
yang dimandatkan kecuali:
a.
Surat Khusus seperti keputusan dan lainnya
b.
Surat yang ditujukan untuk struktur Persyarikatan dan Instansi
Pemerintahan
Pasal 15
Kode Surat
Kepanitiaan
1.
Kode surat panitia terdiri atas kode klasifikasi jenis
kepentingan surat, kode klasifikasi tujuan surat, kode indeks wilayah yang
mengeluarkan surat, tingkat pimpinan yang mengeluarkan surat, jenis kepantiaan,
nomor urut surat dalam satuan kepanitiaan, dan tahun surat di keluarkan
2.
Kode klasifikasi jenis kepentingan, kode klasifikasi tujuan,
kode indeks wilayah, dan tingkat pimpinan, menyesuaikan aturan dalam surat umum.
3.
jenis kepanitiaan berisi singkatan kepanitiaan.
Pasal 16
Bagan Surat
Panitia
Bagan surat panitia terdiri dari
:
1.
Kop/kepala surat berisi logo, tingkat dan nama kepanitian
dengan perincian sebagai berikut :
a.
Logo panitia harus bernuansa/mencirikan IPM
b.
Tulisan jenis kepanitiaan dan tingkat organisasi
c.
Desain dan penempatan logo serta penulisan jenis kepanitiaan
dan tingkat organisasi menyesuaikan kreativitas masing-masing kepanitian.
2.
Alamat sekretariat ditulis lengkap dengan nama jalan, nomor
telepon, electronic mail (e-mail), kota
kedudukan dan kode pos.
3.
Tidak ada aturan baku mengenai tata letak Kop dan alamat
sekretariat seperti dalam surat umum. Diserahkan kepada kreatifitas panitia
pelaksana.
4.
Kalimat Basmallah ditulis rata tengah. Kalimat Basmalah dapat
ditulis dengan huruf Arab berada di bawah kop/kepala surat.
5.
Nomor surat :
a.
Setiap nomor surat berlaku untuk satu perihal (satu pokok
surat) dan satu tujuan.
b.
Nomor yang sama hanya berlaku untuk tujuan yang bersifat
kolektif, Misalnya:
Yth. Seluruh Pengisi Acara
6.
Penandatangan surat :
Penandatangan surat panitia terdiri atas; Ketua dan
sekretaris panitia.
Turut mengetahui Ketua Umum dibawah ketua dan sekretaris
panitia.
Penulisan “Ketua Umum/Ketua Panitia”, ”Sekretaris Panitia” diikuti
tanda baca koma.
Penulisan nama ketua dan sekretaris panitia serta ketua umum
diikuti dengan NBA (Nomor Baku Anggota) ditulis tebal tanpa garis bawah.
Penulisan nama sebagaimana poin d tersebut dilarang
menggunakan gelar akademik, agama, profesi dan kebangsawanan.
7.
Hal lain tentang bagan surat kepanitiaan menyesuaikan bagan
surat umum sebagaimana pasal 5.
8.
Contoh bagan surat panitia terdapat dalam lampiran yang
merupakan bagian tak terpisahkan dari pedoman ini.
Pasal 17
Legalisasi
Surat
1.
Untuk melegalisasi, surat wajib di stempel yang menunjukkan
keterangan institusi pembuat surat.
2.
Stempel pada surat umum dan khusus IPM diletakkan pada
sekretaris jenderal/umum/sekretaris.
3.
Stempel pada syahadah pelatihan diletakkan pada ketua
umum/ketua yang membidangi.
4.
Stempel pada surat panitia terdiri dari stempel panitia dan
stempel institusi; stempel panitia diletakkan pada sekretaris panitia dan stempel
institusi diletakkan pada ketua umum.
Pasal 18
Distribusi
Surat
Untuk efisiensi waktu, surat dapat disampaikan melalui Internet
dengan elektronik mail dan atau faksimile, dengan syarat surat asli
harus tetap dikirim
Untuk pemberitahuan awal, surat juga bisa dikirimkan melalui
SMS, telepon, jejaring sosial, dan media lainnya.
Surat yang dikirim melaluai elektronik mail dan atau faksimile
harus lengkap (kop, tandatangan, dan stempel).
Surat sebagaimana point 1 s.d 3 hanyalah pemberitahuan untuk
mempercepat komunikasi bukan untuk menjadi dasar hukum.
Surat mandat wajib dibawa ketika kehadiran satu struktur ke
struktur lainnya untuk urusan organisasi.
BAB III
ARSIP SURAT
Pasal 19
Pengertian
1.
Arsip adalah koleksi penyimpanan catatan dan data-data.
2.
Seluruh surat keluar
dan surat masuk di catat berdasarkan klasifikasi jenis surat maupun asal surat.
Pasal 20
Klasifikasi Pengarsipan
Klasifikasi
sebagaimana pasal 18 di atas adalah sebagai berikut:
1.
berdasarkan Jenis Surat, yaitu: surat masuk dan keluar
disimpan secara terpisah dengan dasar sesuai nomor urut, nomor dikeluarkan atau
nomor masuk pada surat yang diterima.
2.
berdasarkan Asal Surat, yaitu: surat yang masuk disimpan
berdasarkan asal surat yang diterima menurut klasifikasi lembaga yang
mengirimkan. Misalnya dengan klasifikasi sebagai berikut :
a.
Intern IPM (Wilayah, Daerah, Cabang, Ranting)
b.
Intern Persyarikatan (Muhammadiyah, Majelis, Ortom lain,
Lembaga Amal Usaha)
c.
Pemerintah dan Militer
d.
Ormas/OKP, Parpol
3.
berdasarkan Pokok isi/hal, yaitu surat disimpan menurut isi
pokok surat, dengan diklasifikasikan terlebih dahulu berdasarkan isi surat
tersebut, sebagaimana ada pada jenis/macam-macam surat.
Pasal 21
Penyusutan
1.
Untuk menghemat ruangan atau tempat penyimpanan arsip, maka
perlu ada penyusutan surat yang sudah tidak diperlukan lagi.
2.
Penyusutan surat di lakukan terhadap:
a.
Arsip/warkat yang telah berusia 2 tahun lebih.
b.
Warkat yang sudah tidak berguna atau digunakan lagi (non
aktif).
Pasal 22
Cara Penyusutan
Cara
Penyusutan dilakukan dengan cara penjilidan atau pemusnahan arsip (dibakar)
bila tidak digunakan lagi.
BAB IV
ADMINISTRASI PERBEKALAN
Pasal 23
Kantor
1.
Untuk memperlancar gerakan maka masing-masing struktur
Pimpinan (PR s.d PP) wajib memiliki sekretariat/kantor.
2.
Kantor merupakan pusat kegiatan dan administrasi IPM di
masing-masing struktur.
3.
Untuk melakukan aktivitas-aktivitas kantor diperlukan alat-alat kantor dan buku
administrasi.
4.
Buku-buku administrasi tersebut dinamakan administrasi
perbekalan
Pasal 24
Buku
Administrasi
Buku administrasi terdiri dari:
1.
Buku tamu yang berfungsi untuk mengisi daftar tamu masuk,
kritik, dan saran.
2.
Buku Agenda Surat yang berfungsi untuk mencatat surat masuk
dan keluar.
3.
Buku Notulen Sidang yang berfungsi untuk mencatat hasil-hasil
rapat/sidang.
4.
Buku Presensi Rapat yang berfungsi memuat daftar hadir
Pimpinan dalam setiap rapat/sidang.
5.
Buku Inventaris yang berfungsi untuk mencatat barang-barang
yang menjadi milik organisasi/inventaris.
6.
Buku Data Base yang berfungsi utuk memuat data yang
diperlukan organisasi seperti;
a.
Data pribadi personal pimpinan
b.
Data Wilayah/Daerah/Cabang/Ranting
c.
Data jumlah anggota masing-masing
d.
Data potensi Wilayah/Daerah/Cabang/Ranting
e.
Lain-lain yang diperlukan
7.
Buku Catatan Kegiatan yang berfungsi untuk mencatat
kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan.
Pasal 25
Fasilitas Kantor
1.
Untuk melakukan aktivitas-aktivitas kantor diperlukan
alat-alat perkantoran.
2.
Adapun peralatan kantor yang pokok adalah; Pc (personal
computer) dan Printer
3.
Adapun alat penunjang adalah pesawat telepon, faksimile, scanner,
modem, camera teleconference, CCTV, dan lain-lain
BAB V
ADMINISTRASI KEANGGOTAAN
Pasal 26
Pengertian
Administrasi keanggotaan adalah
administrasi yang menyangkut segala aspek keanggotaan IPM. Termasuk dalam hal
ini adalah pendataan anggota, herregistrasi dan pemilikan Kartu Tanda Anggota
(KTA).
Pasal 27
Kartu Tanda Anggota (KTA)
1.
Kartu Tanda Anggota berfungsi sebagai tanda bukti bahwa seseorang
secara resmi telah menjadi anggota IPM.
2.
Nomor Baku Anggota hanya dikeluarkan oleh Pimpinan Pusat
3.
Permohonan nomor baku anggota IPM kepada PP IPM hanya bisa dilakukan oleh Pimpinan Wilayah IPM
4.
Teknis pembuatan Kartu Tanda Anggota hanya bisa
dilakukan oleh Pimpinan Pusat dan Pimpinan Wilayah sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
5.
Biaya administrasi pembuatan KTA adalah Rp. 15.000,-/buah.
6.
Biaya administrasi permohonan nomor anggota adalah Rp. 2.000,-/nomor.
Pasal 28
Prosedur Pembuatan KTA
1.
Adapun prosedur permohonan KTA dijelaskan sebagai berikut:
a.
Anggota IPM dapat mengajukan permohonan KTA kepada PW IPM
setempat
b.
Apabila PW IPM setempat belum bisa melakukan pembuatan KTA
maka bisa dikembalikan kepada PP IPM
2.
Adapun teknis permohonan adalah sebagai berikut :
a.
Anggota IPM secara individu atau kolektif mengisi
blanko resmi permohonan KTA
b.
Blanko resmi permohonan KTA dikeluarkan oleh PP IPM dan dapat
di download di www.ipm.or.id atau langsung ke sekretariat PP dan PW IPM.
c.
Menyerahkan foto resmi berwarna menghadap depan (putri wajib
berjilbab) dengan ukuran 3 X 4 sebanyak 2 lembar
d.
Membayar biaya administrasi sesuai dengan ketentuan yang
berlaku
e.
Tanda tangan Ketua Umum pimpinan setempat
Pasal 29
Prosedur Permohonan Nomor Anggota
1.
Adapun prosedur permohonan nomor anggota dari PW IPM ke PP IPM adalah:
a.
PW mengajukan surat permohonan nomor KTA ke PP IPM sebanyak
yang dibutuhkan, dengan kewajiban:
1)
Melakukan pengumpulan
blangko KTA (hard copy) dari anggota IPM
2)
Melakukan input
pembuat KTA dalam bentuk shoft file.
3)
Menyerahkan data-data beserta foto pemohon KTA dalam bentuk hard
copy dan shoft file ke PP IPM.
4)
Membayar kas KTA sebesar Rp. 2.000,00
/nomor.
2.
Nomor KTA akan diberikan jika kewajiban diatas telah di
penuhi oleh PW sebagai pembuat teknis KTA.
3.
Standar bentuk, jenis dan format KTA mengikuti aturan yang
ada dan akan dijelaskan dalam bab
mengenai atribut IPM.
Pasal 30
Buku Induk Anggota
Buku induk tetap merupakan buku yang berisi data
seseorang yang sudah menjadi anggota tetap. Kolom buku tersebut antara lain :
1.
Nomor Urut.
2.
Nomor Baku Anggota.
3.
Nama.
4.
Asal daerah (PD. IPM yang bersangkutan).
5.
Tempat Tanggal lahir.
6.
Pendidikan.
7.
Alamat.
8.
No. HP atau Telepon
9.
Keterangan.
Pasal 31
Buku Mutasi
Buku mutasi digunakan khusus
untuk mencatat anggota yang pindah dari satu daerah ke daerah yang lain diluar
wilayah kepemimpinannya. Kolom yang diperlukan antara lain:
1.
Nomor urut.
2.
Nama.
3.
Tempat Tanggal lahir.
4.
Jabatan terakhir (sebelum mutasi).
5.
Masa jabatan/keanggotaan (sebelum mutasi).
6.
Kota tujuan mutasi.
7.
Alamat dan kontak person serta e-mail setelah mutasi.
8.
Keterangan
Pasal 32
Bentuk Mutasi
Macam
- Macam Bentuk Mutasi:
Mutasi Domisili: perubahan status domisili pimpinan/anggota
dari suatu tempat ke tempat yang lain.
Mutasi domisili hanya dapat dilakukan pada tingkatan yang
setara, misalnya dari Pimpinan Daerah ke Pimpinan Daerah.
Mutasi jabatan:
perubahan status jabatan fungsional pada tingkatan pimpinan.
Pasal 33
Prosedur Mutasi
Prosedur
Mutasi:
Mutasi Domisili
a.
Yang bersangkutan memohon surat keterangan mutasi dari
Pimpinan Ranting/Cabang/ Daerah atau
Wilayah asal mutasi.
b.
Pimpinan Ranting/Cabang/Daerah atau Wilayah asal mutasi
memberikan surat keterangan mutasi kepada yang bersangkutan dengan tembusan kepada Pimpinan IPM tujuan mutasi dan diatasnya.
c.
Selanjutnya yang bersangkutan melaporkan diri kepada pimpinan
IPM tujuan mutasi.
Mutasi Jabatan
Pimpinan yang bersangkutan melaporkan
adanya mutasi jabatan ditingkatnya kepada Pimpinan diatasnya.
BAB VI
LAPORAN ORGANISASI
Pasal 34
Ketentuan
Ketentuan mengenai Laporan organisasi adalah sebagai berikut
:
1.
Masing-masing tingkat pimpinan wajib melaporkan kegiatan yang
dilaksanakan kepada pimpinan di atasnya secara berkala. Sistematika laporan
setidaknya berisi tentang keadaan IPM meliputi:
a.
bidang organisasi,
b.
amal usaha,
c.
administrasi,
d.
inventarisasi organisasi dan kegiatan-kegiatan,
e.
laporan bidang/ lembaga khusus,
f.
problematika,
g.
usul dan saran
2.
Adapun ketentuan waktu laporan ke struktur atasnya adalah:
a.
Pimpinan Wilayah dan Daerah setiap tiga bulan
b.
Pimpinan Cabang dan Ranting setiap dua bulan.
3.
Masing-masing bidang wajib melaporkan kegiatan bidang dalam
rapat pimpinan.
4.
Setiap personal yang melakukan kegiatan yang menyangkut
organisasi atau tidak, wajib melaporkan kegiatannya pada sidang organisasi.
5.
Masing - masing tingkat kepemimpinan membuat laporan
pertanggungjawaban untuk disampaikan dalam forum permusyawaratan tertinggi di
tiap tingkatan. Laporan tersebut setidaknya terdiri atas;
a.
Pendahuluan
b.
Kondisi Obyektif
c.
Keputusan Permusyawaratan Terdahulu
d.
Konsep Dasar Program
e.
Pelaksanaan Program
f.
Problematika yang Dihadapi
g.
Saran
h.
Penutup
BAB VII
ATRIBUT ORGANISASI
Pasal 35
Jenis Atribut
Atribut
Ikatan Pelajar Muhammadiyah adalah sebagai berikut :
Lambang organisasi Ikatan Pelajar Muhammadiyah
Stempel/cap organisasi
Papan nama organisasi
Kartu tanda anggota
Bendera
Emblim
Badge
Jas
Batik Nasional
Pasal 36
Lambang
Lambang organisasi Ikatan Pelajar Muhammadiyah memiliki ciri;
1.
Bentuk segi lima perisai, runcing dibawah merupakan deformasi
bentuk pena.
2.
Ukuran satu berbanding dua.
3.
Warna kuning berarti keagungan dan ketuhanan; putih berarti
kesucian; merah berarti keberanian.
4.
Isi : ada lima jalur
penurun. Tiga besar dan dua jalur kecil, jalur tengah, runcing di bawah
berwarna kuning; lebar seperempat lebar perisai lambang dan diapit dua jalur
kecil berwarna merah dengan lebar seperduapuluh (1/20) lebar perisai, dan dua
jalur besar berwarna merah dengan lebar ¼ lebar perisai.
5.
Gambar matahari bersinar (berjumlah 12 sinar) yang terletak
ditengah (sedikit agak keatas) perisai, merupakan lambang Muhammadiyah. Gambar
matahari yang berwarna kuning yang menunjukan bahwa IPM adalah keluarga
Muhammadiyah. Di tengah bulatan matahari terdapat gambar buku berarti
pengetahuan. Atau bisa juga berarti Al-Qur’an yang suci (putih). Warna hijau
menunjukan agar ilmu yang didapatkan dapat mempertebal iman. Di bawah bulatan
matahari terdapat tulisan ayat Al-quran, surat Al Qalam ayat 1 yang berbunyi “Nuun
Walqalami Wa Maa Yasthuruun” (dalam tulisan arab). Artinya: Demi pena
dan apa yang dituliskannya.
6.
Tulisan Al-Quran tersebut ditulis dengan menggunakan huruf
Arab, warna hitam dan merupakan semboyan IPM. Huruf IPM berwarna merah dengan
kontur hitam. Merah berarti berani serta aktif menyampaikan dakwah Islam karena
IPM mengemban tugas sebagai pelopor, pelangsung dan penyempurna amal usaha
Muhammadiyah.
Pasal 37
Stempel
Stempel /Cap IPM mempunyai ciri
- ciri sebagai berikut :
1.
Bentuk : oval,
tegak lurus vertikal
2.
Tinta :
berwarna biru
3.
Ukuran : garis
tengah, tinggi (panjang) 4,7 cm dan
lebar 3,2 cm
4.
Tulisan : di
tengah - tengah lingkaran dalam tertera lambang IPM dan diatasnya terdapat kode
wilayah bersangkutan. Lingkaran luar bagian atas tertulis “Ikatan Pelajar
Muhammadiyah”. Lingkaran luar bagian bawah tertulis tingkatan organisasi
bersangkutan; misalnya, PC Duren Sawit, PD
Lubuk Linggau, PW Kalimantan Selatan. Antara
tulisan bagian atas (IPM) dengan tulisan bawah (tingkat organisasi) dipisahkan
dengan tanda (*) (bintang/asterik)
Pasal 38
Papan Nama
Pimpinan
dapat menggunkan papan nama, dengan ketentuan sebagai berikut :
1.
Bentuk; empat persegi panjang, dengan
perbandingan 4:3
2.
Ukuran maksimum;
a.
Tingkat Pusat/Nasional : 200 cm : 150
cm
b.
Tingkat Wilayah/Propinsi :
180 cm : 135 cm
c.
Tingkat Daerah/Kota/Kabupaten :
160 cm : 120 cm
d.
Tingkat Cabang/Kacamatan : 140 cm : 105 cm
e.
Tingkat Ranting/Kelompok :
120 cm : 90 cm
3.
Isi;
a.
Lambang organisasi
b.
Nama organisasi disertai tingkat dan ruang lingkup
c.
Alamat lengkap organisasi
4.
Warna; Warna dasar kuning telur, tulisan
berwarna Hitam.
Pasal 39
Kartu Tanda Anggota (KTA)
Ketentuan
mengenai kartu anggota adalah sebagai berikut :
1.
Bentuk :
empat persegi panjang
2.
Ukuran :
panjang 8.5 cm dan lebar 5.5 cm
3.
Warna :
dasar kuning muda, dengan tulisan warna hitam
4.
Isi
a.
Muka Depan :
1)
Di pojok kiri atas; lambang IPM
2)
Sebelah atas; tertera “IKATAN PELAJAR MUHAMAMDIYAH”
dibawahnya tertulis “Jl. KHA. Dahlan No. 103 Yogyakarta”, dibawah alamat tertera
maksud dan tujuan IPM
3)
Di sebelah bawah kanan ditempel pas foto ukuran 3 x 4 cm
4)
Di sebelah bawah kiri Nama pemegang beserta Nomor Baku
Anggota (NBA).
b.
Belakang
Data pribadi anggota bersangkutan: nomor baku anggota, nama,
tempat dan tanggal lahir, pendidikan dan alamat.
Di bawah bagian tengah mencantumkan tanggal dikeluarkannya
Kartu
Dibawah tanggal tertulis Pimpinan Pusat Ikatan Pelajar
Muhammadiyah, yang dilanjutkan pencantuman Ketua Umum dan Sekretris Jenderal
beserta nama dan NBA.
c.
Di kedua muka (depan dan belakang) KTA; ada tulisan Ikatan
Pelajar Muhammadiyah secara transparan (bayang-bayang).
Pasal 40
Bendera
Ketentuan
mengenai bendera adalah sebagai berikut :
1.
Bentuk :
empat persegi panjang
2.
Ukuran :
120 cm x 90 cm, Lambang : 30 cm x 55 cm
3.
Warna :
warna dasar kuning, tulisan merah dan lambang sesuai
dengan ketentuan.
4.
Jarak lambang :
dari tepi kanan dan kiri : Tengah
dari tepi atas :
10 cm
5.
Jarak tulisan :
dari tepi kanan dan kiri : 10 cm
dari tepi bawah : 10 cm
dari lambang : 5 cm
6.
Isi
a.
Lambang yang terletak di tengah-tengah
b.
Tulisan “IKATAN PELAJAR MUHAMMADIYAH” Di bawah lambang
Pasal 41
Emblim
1.
Emblim (lencana) adalah lambang Ikatan Pelajar Muhammadiyah
dengan bentuk yang telah disahkan. Adapun ukuran lencana tersebut: garis
tengah; tinggi 3,5 cm, lebar 2,5 cm dan dibuat dari besi/logam.
2.
Bentuk Emblim, perisai sebagaimana lambang IPM.
Pasal 42
Badge
1.
Badge adalah lambang Ikatan Pelajar Muhammadiyah yang digunakan
untuk seragam sekolah dan jas IPM.
2.
Bentuk badge pada seragam sekolah berbentuk empat persegi
panjang dan terbuat dari kain. Ukuran kain; tinggi 16 cm dan
lebar 9 cm dengan warna dasar putih. Di tengah-tengah tertera lambang
IPM dengan ukuran tinggi 14 cm dan lebar 7 cm. Warna lambang sesuai dengan
petunjuk.
3.
Badge pada seragam bisa juga menggunakan lambang IPM yang
dibordir dengan bentuk seperti bentuk lambang IPM dan ukuran tinggi 14 cm dan
lebar 7 cm.
4.
Bentuk badge pada Jas IPM berbentuk lingkaran dengan lambang
IPM ditengahnya.
Pasal 43
Jas IPM
Ketentuan
mengenai jas IPM adalah sebagai berikut :
Pengertian : adalah jas khas IPM yang
berlaku bagi seluruh anggota dan
pimpinan IPM.
Warna jas : kuning (seperti warna kuning pada
bendera IPM)
Model :
berbentuk jas dengan
a.
Kerah :
terbuka
b.
Bagian bawah : setengah lingkaran
c.
Bentuk saku : luar dengan tutup datas
d.
Bentuk belakang : tengah terbelah bawah.
e.
Kancing :
empat buah
Bentuk Badge : bentuk lingkaran dengan bordir
Setelan bawah : warna hitam
Pemakaian :
pada waktu acara resmi.
Pasal 44
Batik IPM
Batik Nasional IPM mempunyai warna dasar kuning atau sesuai dengan keputusan PP IPM
Batik Nasional IPM wajib dipakai minimal 1 (satu) hari
disekolah-sekolah Muhammadiyah.
Batik Nasional IPM dipakai pada acara-acara seremonial IPM.
Adapun setelah batik IPM
Ipmawan :
Celana berwarna hitam
Ipmawati :
Jilbab berwarna hitam atau kuning, dan bawahan berwarna
hitam
Pasal 45
Seragam Sekolah
1.
Seragam sekolah di sekolah Muhammadiyah harus menggunakan badge
IPM di saku sebelah kiri dan identitas sekolah di lengan bagian
kanan.
2.
Peraturan sebagaimana point satu berlaku selain pada seragam
Hizbul Wathan dan batik IPM
3.
Seragam IPM disekolah Muhammadiyah adalah batik IPM
4.
Batik IPM digunakan minimal 1 (satu) kali dalam satu minggu.
BAB VIII
ADMINISTRASI KEUANGAN
Pasal 46
Pedoman Administrasi Keuangan
Pedoman tentang administrasi keuangan dibuat dan disusun
secara khusus dan tersendiri dalam Pedoman Adminsitrasi keuangan yang dibuat
oleh Pimpinan Pusat Ikatan Pelajar Muhammadiyah
BAB IX
PERSIDANGAN
Pasal 47
Pengertian
Persidangan
yang dimaksud adalah persidangan dalam permusyawaratan tertinggi IPM
dimasing-masing struktur.
Pasal 48
Macam Persidangan
1.
Persidangan dalam
permusyawaratan dibagi menjadi dua, yaitu :
a.
Sidang Pleno, yaitu persidangan dihadiri oleh seluruh
musyawirin.
b.
Sidang Komisi, yaitu persidangan yang dihadiri oleh msyawirin
yang telah mendaftarkan diri dalam komisi tersebut.
2.
Jumlah pembagian
sidang komisi menyesuaikan struktur yang bermusyawarah
Pasal 49
Pimpinan Sidang
1.
Pimpinan sidang
terdiri dari pimpinan sidang sementara dan pimpinan sidang tetap
2.
Pimpinan sidang
sementara terdiri dari ketua, sekretaris, dan anggota yang dipilih dari tim
materi permusyawaratan.
3.
Pimpinan sidang tetap
terdiri dari Ketua, Sekretaris, dan anggota yang dipilih oleh Musyawirin.
4.
Hak dan Kewajiban Pimpinan sidang sementara
a.
Kewajiban Pimpinan Sidang
1)
Pimpinan Sidang
berkewajiban untuk menjaga dan mengarahkan ketertiban serta kelancaran sidang
b.
Hak Pimpinan Sidang
1)
Pimpinan Sidang
berhak mengatur jalannya sidang sesuai dengan Tata Tertib Persidangan.
2)
Pimpinan Sidang
berhak mengambil tindakan-tindakan berupa peringatan, membatasi dan
menghentikan pembicaraan serta mengeluarkan anggota sidang bila perlu.
3)
Pimpinan Sidang
berhak mengesahkan setiap keputusan sesuai kesepakatan.
4)
Memimpin
persidangan hingga disahkan tata tertib tentang pimpinan sidang tetap dan
terpilihnya pimpinan sidang tetap.
5.
Hak dan Kewajiban Pimpinan sidang tetap
a.
Kewajiban Pimpinan Sidang
1)
Pimpinan Sidang
berkewajiban untuk menjaga dan mengarahkan ketertiban serta kelancaran sidang
b.
Hak Pimpinan Sidang
1)
Pimpinan Sidang
berhak mengatur jalannya sidang sesuai dengan Tata Tertib Persidangan.
2)
Pimpinan Sidang
berhak mengambil tindakan-tindakan berupa peringatan, membatasi dan
menghentikan pembicaraan serta mengeluarkan anggota sidang bila perlu.
3)
Pimpinan Sidang
berhak mengesahkan setiap keputusan sesuai kesepakatan.
Pasal 50
Ketukan Palu
1.
Satu Ketukan :
a.
Menyerahkan dan menerima pimpinan sidang
b.
Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta sidang poin per
poin
c.
Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya
tidak terlalu lama yang mana peserta sidang tidak meninggalkan tempat sidang (misalnya skor 1 X 10 menit, dll).
d.
Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang
dianggap keliru (Peninjauan Kembali).
2.
Dua Ketukan :
a.
Untuk menskorsing atau mencabut skorsing dalam waktu yang
cukup lama (biasanya 2 X 60 menit), misalnya istirahat, lobying, sembahyang,makan.
b.
Mengesahkan setiap bahasan dalam persidangan (misalnya satu tata tertib, dll),
3.
Tiga Ketukan :
a.
Membuka dan menutup setiap persidangan.
b.
Mengesahkan Keputusan Induk.
Pasal 51
Pengesahan
1.
Untuk mengesahkan setiap persidangan
maka harus dibuat Konsideran Sidang
2.
Konsideran sidang dibacakan sebelum pengetukan palu tanda
disahkannya sidang
3.
Format konsideran akan
dijelaskan dalam lampiran yang merupakan kesatuan dari panduan ini
Pasal 52
Quorum
Permusyawaratan dapat berlangsung tanpa memandang jumlah yang hadir
asalkan yang bersangkutan telah diundang secara sah.
BAB X
PENUTUP
Pasal 53
1.
Hal lain yang belum diatur dalam pedoman ini akan ditentukan
kemudian oleh Pimpinan Pusat.
2.
Pedoman ini berlaku setelah dikeluarkannya Surat Keputusan
oleh Pimpinan Pusat Ikatan Pelajar Muhammadiyah.
